Intranet vind ik het allergaafste communicatiemiddel wat er binnen de interne communicatiemix bestaat!
Bij Optimus Onderwijs, een stichting voor primair onderwijs met 31 basisscholen en ongeveer 480 medewerkers, stond een nieuw intranet in de steigers. Omdat de finetuning, implementatie en introductie tussen de bedrijven door niet lukte (duh!) werd ik ingevlogen voor 20 uur per week.

Toen ik kwam stond het intranet in grote lijnen al klaar en ook de naam, WOOW, was al bekend. In ongeveer vijf maanden hebben we, samen met een grote ambassadeursclub, het intranet verder vormgegeven en ingevuld. Ambassadeurs werden betrokken door middel van attenties, gadgets en bijeenkomsten waarin ze aan de slag gingen met gebruikerstaken.

Een toernee langs alle scholen zorgde ervoor dat iedereen op z’n minst van WOOW had gehoord, wist hoe het eruit zag en wat je ermee kon.

De grote uitdaging in dit project was dat min of meer tegelijkertijd de organisatie overging van talloze ict-aanbieders en servers op locatie naar werken in de cloud met Office365. Het intranet, dat werkelijk fantastisch in elkaar zit, heeft een koppeling met Office365. Qua communicatie was de boodschap echter niet ideaal. Waar men eerst uitgelegd kreeg en probeerde te begrijpen hoe SharePoint werkte en waarvoor je OneDrive vooral NIET voor moet gebruiken, kwam ik ineens met de boodschap dat je startpunt geen SharePoint moet zijn maar WOOW.

Dat bracht meer verwarring dan wat anders. Het was ook echt een gevalletje ‘je moet het zien en ermee werken om het te snappen’. In een ideale wereld was e.e.a. in een andere volgorde geimplementeerd, maar helaas.

Daar konden we op dat moment weinig meer aan doen. Mede dankzij de ambassadeurs die in meerdere bijeenkomsten uitleg kregen en konden oefenen en hun inzet op de scholen, begon de kwartjes bij de meesten toch te vallen.

De site ging ongeveer een maand voor mijn afscheid live, maar werd pas na mijn vertrek de georkestreerde startpagina. Kort voor ik wegging en WOOW dus wel vrijwillig gebruikt kon worden maar dit als portal nog omzeild kon worden, hadden ca. 350 van de 480 medewerkers WOOW een keer bezocht.

Hieronder zie je de animatie die we maakten en wat afbeeldingen van communicatiemiddelen die in het traject zijn ingezet. Verder zorgde ik voor een communicatieplan, een gedicht (paste bij de tijd van het jaar!), een gedragsrichtlijn, een advies over beheer en beheersen, een uitnodiging, vooraankondigingen, een handleiding en natuurlijk de toernee en de ambassadeursbijeenkomsten.

Uitnodiging bezoek intranet

Deze uitnodiging kregen alle medewerkers kort voor de livegang.

Share