Steeds meer bedrijven en organisaties hebben of willen een sociaal intranet. Een traditioneel of ouderwets intranet, in de vorm van een documentenkerkhof, is er dan vaak al. Een sociaal intranet lijkt dan een goed idee. Nee, dat is flauw. Het ís een goed idee. Maar je moet wel heel goed nadenken over de consequenties en de gevolgen ervan. En vergeet vooral niet heel goed na te denken over het doel van je nieuwe intranet. Waarom wil je dat eigenlijk?
Leukste speeltje van de IC
Wat je met een sociaal intranet al niet kunt doen, ik vind het geweldig. Je kunt door middel van polls de mening van de medewerkers toetsen, een kennisbank inrichten op thema, elkaar vinden op naam, locatie of specialisme, werkgroepen laten samenwerken, nieuws vanuit alle geledingen plaatsen, delen en erop reageren. Je kunt clubjes vormen en vacatures plaatsen. Aanmelden voor bijeenkomsten, inschrijven voor een cursus, het kan allemaal via het sociaal intranet. Is dat niet geweldig?
Nou, dat valt nog te bezien
Terug naar het doel: waarom wil je een intranet? Wil je de dialoog bevorderen, wil je dat op één plaats alle informatie aanwezig is, is het nieuwe intranet de toegangspoort tot SharePoint en het dagelijks werk? Allemaal goede redenen waarvoor een sociaal intranet een oplossing kan zijn.
Maar wat als de gebruikers het geweldig vinden en gaan doen wat je van ze verwacht? Is dat even schrikken! Krijg je ineens een mening op je nieuwsbericht! Want dat kan met een sociaal intranet. Met een sociaal intranet faciliteer je de dialoog. Digitaal weliswaar, maar toch. Als stafmedewerker kun je je afvragen of je erop moet reageren, of je dat doet als persoon of sprekend namens de organisatie. Als er een visie is op interne communicatie, hoe we met elkaar omgaan, dan weet je het antwoord wel. Maar die visie is er vaak niet.
Iedereen hoort erbij?
En voor wie is het nieuwe intranet dan bedoeld? Past het doel van je intranet bij alle functies? Hebben de medewerkers van de huishoudelijke dienst, die geen e-mailadres hebben, ook toegang tot het intranet en zo nee, zou dat misschien wel moeten? Zij horen er toch ook bij? Stagiaires die er tijdelijk zijn, maken zij een profiel aan, kunnen zij overal bij? Kan de OR/MR een eigen plekje krijgen? Zijn er meerdere toegangsniveaus nodig en heeft het programma van de ontwikkelaar die mogelijkheid? Een sociaal intranet is tegenwoordig te vergelijken met Facebook zonder advertenties. De meeste mensen kunnen daar wel mee omgaan. Bovendien, iedereen wil erbij horen, dat is mens eigen. Mag het ook, alsjeblieft?
Leukste speeltje van de IC (2)
Oprecht, ik vind intranet het leukste speeltje binnen het domein van de interne communicatie. Over de ontwikkeling en de gevolgen ervan moet je echter wel heel goed nadenken voordat je laat bouwen. Er moeten ook communicatiemiddelen verdwijnen. Nieuwsbrieven, mededelingen die voorheen via mail gingen, vacatures, uitnodigingen, het kan allemaal via intranet. Je wilt mensen niet overbelasten en vaak is een van de doelstellingen van een intranet het vereenvoudigen van processen. Dan moet het dus niet iets extra’s zijn, maar iets vervangen. En dan beter.
Is hier goed over nagedacht, bij voorkeur met stakeholders en ambassadeurs, dan wordt het tijd om na te denken over de implementatie. Werknemers moeten geïnformeerd, mogelijk geïnstrueerd en in ieder geval geënthousiasmeerd worden. Maar daarover volgt een ander blog.
Ga je bezig met de ontwikkeling van een intranet, dan denk ik graag met je mee. Lees ook over mijn aanpak bij de implementatie van het sociaal intranet bij Optimus Onderwijs. Mijn telefoonnummer is 06 1890 9601.