Sociaal intranet? Je moet maar durven!

by interne communicatie

Steeds meer bedrijven en organisaties hebben of willen een sociaal intranet. Een traditioneel of ouderwets intranet, in de vorm van een documentenkerkhof, is er dan vaak al. Een sociaal intranet lijkt dan een goed idee. Nee, dat is flauw. Het ís een goed idee. Maar je moet wel heel goed nadenken over de consequenties en de gevolgen ervan. En vergeet vooral niet heel goed na te denken over het doel van je nieuwe intranet. Waarom wil je dat eigenlijk?

Leukste speeltje van de IC

Wat je met een sociaal intranet al niet kunt doen, ik vind het geweldig. Je kunt door middel van polls de mening van de medewerkers toetsen, een kennisbank inrichten op thema, elkaar vinden op naam, locatie of specialisme, werkgroepen laten samenwerken, nieuws vanuit alle geledingen plaatsen, delen en erop reageren. Je kunt clubjes vormen en vacatures plaatsen. Aanmelden voor bijeenkomsten, inschrijven voor een cursus, het kan allemaal via het sociaal intranet. Is dat niet geweldig?

Nou, dat valt nog te bezien

Terug naar het doel: waarom wil je een intranet? Wil je de dialoog bevorderen, wil je dat op één plaats alle informatie aanwezig is, is het nieuwe intranet de toegangspoort tot SharePoint en het dagelijks werk? Allemaal goede redenen waarvoor een sociaal intranet een oplossing kan zijn.

Maar wat als de gebruikers het geweldig vinden en gaan doen wat je van ze verwacht? Is dat even schrikken! Krijg je ineens een mening op je nieuwsbericht! Want dat kan met een sociaal intranet. Met een sociaal intranet faciliteer je de dialoog. Digitaal weliswaar, maar toch. Als stafmedewerker kun je je afvragen of je erop moet reageren, of je dat doet als persoon of sprekend namens de organisatie. Als er een visie is op interne communicatie, hoe we met elkaar omgaan, dan weet je het antwoord wel. Maar die visie is er vaak niet.

Iedereen hoort erbij?

En voor wie is het nieuwe intranet dan bedoeld? Past het doel van je intranet bij alle functies? Hebben de medewerkers van de huishoudelijke dienst, die geen e-mailadres hebben, ook toegang tot het intranet en zo nee, zou dat misschien wel moeten? Zij horen er toch ook bij? Stagiaires die er tijdelijk zijn, maken zij een profiel aan, kunnen zij overal bij? Kan de OR/MR een eigen plekje krijgen? Zijn er meerdere toegangsniveaus nodig en heeft het programma van de ontwikkelaar die mogelijkheid? Een sociaal intranet is tegenwoordig te vergelijken met Facebook zonder advertenties. De meeste mensen kunnen daar wel mee omgaan. Bovendien, iedereen wil erbij horen, dat is mens eigen. Mag het ook, alsjeblieft?

Leukste speeltje van de IC (2)

Oprecht, ik vind intranet het leukste speeltje binnen het domein van de interne communicatie. Over de ontwikkeling en de gevolgen ervan moet je echter wel heel goed nadenken voordat je laat bouwen. Er moeten ook communicatiemiddelen verdwijnen. Nieuwsbrieven, mededelingen die voorheen via mail gingen, vacatures, uitnodigingen, het kan allemaal via intranet. Je wilt mensen niet overbelasten en vaak is een van de doelstellingen van een intranet het vereenvoudigen van processen. Dan moet het dus niet iets extra’s zijn, maar iets vervangen. En dan beter.

Is hier goed over nagedacht, bij voorkeur met stakeholders en ambassadeurs, dan wordt het tijd om na te denken over de implementatie. Werknemers moeten geïnformeerd, mogelijk geïnstrueerd en in ieder geval geënthousiasmeerd worden. Maar daarover volgt een ander blog.

Ga je bezig met de ontwikkeling van een intranet, dan denk ik graag met je mee. Lees ook over mijn aanpak bij de implementatie van het sociaal intranet bij Optimus Onderwijs. Mijn telefoonnummer is 06 1890 9601.

Er is niets beters… dan een Peters!

by interne communicatie

Ik zit op het terras van een Turkse horecagelegenheid in Kleve, Duitsland. De weinige andere gasten lijken mij, voor zover ik het kan beoordelen, Turks. Op het Duitse terras ernaast is het aanzienlijk drukker, met in de stoelen wittere neuzen en grotere buiken.

Sinds ik een paar weken geleden naar Duitsland ben geëmigreerd zit ik hier vaker. Je krijgt er een enorm grote en evenzo lekkere kop kamillethee met een heerlijk vers koekje uit de Turkse bakkerij voor slechts een euro vijftig. Tja, ik blijf toch Nederlands.

Een paar dagen ervoor zat ik er ook, toen er een Turks-Nederlands gezin voorbij wandelde. ‘Kijk, ze hebben hier allemaal Turkse hapjes en koekjes!’, riep een van de meiden uit. Stoelen werden bij tafeltjes geschoven en het lekkers werd besteld. Het bekende trekt aan.

Een paar weken terug in de tijd: ik leverde de sleutel van mijn huurwoning in. Terwijl de woonconsulent het huis controleerde op schone ramen en een gedweilde vloer, wandelden een stagiaire en een monteur binnen. ‘Ah, mevrouw Peters’, zei de monteur enthousiast. ‘Eh…, kennen wij elkaar?’, vroeg ik mij hardop af. Nee, wij kenden elkaar niet. Wat bleek? De beste man heette ook Peters en daardoor had hij mijn naam onthouden. Alleen dat is kennelijk voldoende voor een amicaal gesprek over ‘van wie hij er een was en of ik er daar ook een van was’.

Ik was daar niet van.

Bij een van mijn opdrachtgevers had ik veel te maken met de ict’er. Het was een project rondom de implementatie en introductie van het nieuwe sociale intranet en gaandeweg werd ik ook bij de implementatie van office365 betrokken. Dan is contact met de ict’er onvermijdelijk. Maar dat gaf niet, want zijn naam was ook Peters en dat brak het ijs vanaf het eerste contact.

Veel mensen slaan aan op wat bekend is. Of ze er nu bewust naar op zoek zijn, zoals naar de Hollande friettenten in Zuid-Europa, of niet. Mensen clusteren, verzamelen, groeperen, klonteren en vormen een kluit. Allemaal prima, allemaal logisch. Wat alleen zo jammer is, is dat wat niet bekend is daardoor niet in beeld komt en grotendeels onbekend blijft.

Dat geldt niet alleen voor mensen van andere culturen. Het barst van de subculturen zoals sociale lagen door onderscheid op het gebied van onderwijs of geld of simpelweg verschillende sporten. Bij het woord waterpolo vorm jij je een beeld van de sporter. Bij schoonzwemmen doe je dat ook en je beeld verandert. Clubjes, we zijn er gek op. Want we willen allemaal ergens bij horen.

Ik werkte eens ergens waar de organisatie bestond uit twee teams. Afgescheiden door thema en ruimte. Na een verhuizing zaten ze in één ruimte en het enige wat nog scheidde waren ongeveer vijf stappen. Maar het bleef van ‘wij’ en ‘hullie’.

Verschillen, al dan niet ingebeeld, en overeenkomsten worden alleen gevonden als je de moeite neemt elkaar te beGRIJPen. Met een betere samenwerking tot gevolg. Daar wil ik graag bij helpen. En zoals de ict’er al tegen mij zei bij het afscheid: er is niets beters…. dan een Peters. 😉